マンション管理組合の理事会や役員にとって役に立つ情報をマンション管理のコンサルタントが提供しています。『はじめて理事になって不安な方』や『理事会運営のトラブルがあった』ときにご活用ください。

マンション管理組合が保管すべき(竣工図書・修繕履歴)等の保管方法

マンション管理組合の書類の保管の重要性 マンション理事の基礎知識
マンション管理組合の運営には、さまざまな紙類が使用され、その量は年々増えていく一方です。管理室などにこうした大切な書類が無造作に押し込まれていませんか?今回は管理組合の書類保管の重要性と保管方法について学んでいきます。

管理組合の竣工図書や議事録の保管方法

理事会がおこなう重要な仕事の一つが管理組合の重要書類の保管や整理です。管理組合の重要書類には、「点検報告書」や「修繕履歴」、「規約原本」など管理組合の運営に関するさまざまなものがあります。

また、デベロッパーなどから引き渡しを受けた「設計図書」や「竣工図書」などがあり、こうした書類が、マンションの管理室の中の段ボール箱に入りっぱなしになっているといったことにならないようにしっかりと保管場所を確保しましょう。

管理室や集会室に専用の保管スペース

管理室やマンション内の集会室に、書類保管用の鍵付きのキャビネットを設けてこれらの重要書類を収納します。

一般的にマンションの管理室は、マンション管理会社の他、保守点検業者などが鍵を保有して自由に出入りできます。ですからマンション内だからと油断せずに、別途鍵のついたキャビネット等に収納することで紛失や盗難を防ぎます。

修繕工事業者や不動産会社などに貸出を行なう場合には、紛失しないように貸出記録簿を作成することが重要です。

書類の電子化サービス

設計図書や竣工図書・大規模修繕工事の実施時の図面などの大型の書類は、管理室のキャビネットに収納することは困難です。

これらの書類や図面は、単に保管場所の問題だけではなく紛失や劣化の心配もあります。こうした書類は、ぜひ電子データ化して保存することをおすすめします。

管理組合の重要書類の紛失の原因と対処方法

管理組合の重要書類の紛失の原因

  • 管理組合の役員の交代の際に引継ぎがされない
  • 管理会社が保管していたか業者を変更する際に業者間で引き継がれない
  • 修繕工事の業者や不動産仲介業者に貸与していたが返却されない
  • 竣工時に分譲業者から設計図書や竣工図書を受け取っていない
図書類を紛失した場合の対処 
竣工図書等を紛失した場合には、設計事務所などに新たに作成を依頼することも可能な場合がありますが、新たに作成する時は相当な作成費用がかかります。

マンション管理組合が保管すべき書類の例

<管理組合が保管する書類の例>

  • 管理規約(原本及び改正記録(改正内容と理由))
  • 各種使用細則(原本及び改正記録(改正内容と理由))
  • 管理組合員等名簿
  • 総会議案書及び議事録(理事会議事録含む)
  • 会計に係る帳票類
  • 長期修繕計画
  • 修繕履歴書(工事記録簿)
  • 都市計画法、区市町村条例等に基づく図書
  • 各種協定書等
  • 各種保険証書
  • 管理委託契約書
  • アフターサービス規準等
  • その他(各種取扱説明書、共用部分鍵リスト、備品リスト)
  • 竣工図等設計図書(建物及びその附属施設(駐車場、公園、緑地及び広場並びに電気設備及び機械設備を含む)
付近見取図配置図
仕様書(仕上げ表含む。)各階平面図
二面以上の立面図断面図又は矩計図
基礎伏図各階床伏図
小屋伏図構造詳細図
構造計算書
(地盤に関する情報を含む。)
設備図
(電気設備、機械(給排水、ガス)設備)
数量内訳書住宅性能評価書
建築基準法に基づく検査済証など長期優良住宅認定通知書

まとめ

マンションの管理組合の適正な運営には「管理規約の原本」「総会・理事会の議事録」「設計図書」「修繕履歴」などを適切に管理しておくことが不可欠です。

また、例え保管や保存がされていても、きちんと項目ごと、時系列別に整理されていなければ、必要なときにすぐに見られないといった事態にもなります。

理事会が中心となって、管理組合の「保管書類の一覧表」リストを作成して、重要書類がどこに保管されているか管理をおこうことが重要です。

マンション理事の基礎知識
理事のなり手不足対策研究会

当研究会は、マンション管理に携わるコンサルタント有志によって設立されました。
居住者の高齢化や、無関心などにより理事のなり手が不足している分譲マンションの問題を解決することを目的とした研究・情報発信をおこなっています。

【マンション理事長の教科書】をフォロー
【マンション理事長の教科書】をフォロー
理事長の教科書