理事会はマンション管理組合の業務を執行する組織

分譲マンションの理事会

一般的な分譲マンションでは、その管理のために、管理規約において、理事会を置くことを規定しています。理事によって理事会は構成され、分譲マンションにおいて理事会は管理組合の業務を執行する組織のことです。

理事会は、一般的に、区分所有者の中から選ばれた数名の理事で構成されていますが、理事のなり手不足などを背景に、昨今ではマンション管理士等の外部の専門家に依頼するケースが多くなってきました。

マンションの理事会

理事会は管理規約で定められた管理組合の業務執行機関です。理事会は複数の理事で組織され、管理組合を運営するための具体的な業務や、総会に諮る議案等の作成をおこないます。

管理組合運営に関する重要な事項は、総会の決議で決められますが突発的なトラブルが起こることもあります、その都度、マンションの区分所有者全員が集まり議論するのは、現実的ではありません。

そこで、日常的な管理業務全般についての確認や検討を行うのが理事会の役割です。

理事会のメンバーは、総会で選任され、その理事の中から、理事長、副理事長、会計担当理事などの役職が互選で決められます。

理事と監事を合わせて「役員」と呼んでいます。ただし、監事は管理組合の監査役ですので、理事とは役割がことなります。ですから、理事会の開催には理事の半数以上の出席が必要と管理規約に記載されている場合には、監事は出席者数にカウントされないので注意が必要です。

理事会は、総会での決定事項のほか、共同生活の中で発生する様々な問題や課題の解決策の検討や、居住者に対してのマナーやルールの周知などをおこないます。理事会は、管理組合の「会計年度」に沿った1年間のスケジュールにしたがって活動をおこないます。

理事会の開催数は、マンション毎に異なりますが、管理会社に業務を委託しているマンションでは、2ヶ月に1回程度が一般的でしょう。大規模修繕工事の準備期間では月に2度といったペースで開催されることもあります。

理事会の主な業務

  • 管理会社との折衝や打ち合わせ
  • 定期総会の議案決定
  • 管理規約や使用細則の変更検討
  • ルール違反者などへの対応

その他、自主管理マンションでは、管理費や修繕積立金の滞納者に対して「電話」「訪問」といった督促業務を理事会主体でおこないますので、理事会の負担が大きく増してきます。

マンション管理組合の役員

理事と監事をあわせて役員と呼んでいます。理事及び監事は、組合員の中から総会で選任されます。理事長などの役職は、理事の互選により選定するのが通常です。
一般的に管理組合に置くべきと理事の役職は、理事長、副理事長、会計担当理事です。
なお、大規模マンションや、大規模修繕の時期など専門的な課題を扱う場合には理事会の下部組織として、専門委員会を設置することもあります。

理事

理事の人数は、おおむね10~15戸につき1名程度が一般的です。なお、理事や監事の人数に、○~○名という枠を設けることも可能です。

理事長
「管理者」として管理組合を代表し業務を統括します。理事長は、理事会の決議にもとづいてルールを守らない違反者に対する注意や警告を行うことができます。
副理事長
理事長の業務を補佐し、理事長が役割を遂行できなくなったときにはその業務を代行します。
会計担当理事
会管理組合の会計業務を専門に担う役割があります。自主管理マンションなどでは、管理費等の滞納者への督促業務をおこないます。

他にも、マンションによって「町会担当理事」「修繕担当理事」等のように役職が設けられているケースもあります。

監事

監事は役員ですが、理事には含まれません。理事ではありませんが管理規約により、理事会への出席が義務付けられている場合もあります。監事は、理事が、不正などで管理組合に損害を及ぼさないように監査します。

監事
監事は管理組合の監査機関で、管理組合業務の執行状況や会計などを監査する役割を担います。監事は理事ではないため理事会の決議には参加できません。

役員以外の係

防火管理者
分譲マンションにおいて理事のなり手不足と並んで課題になっているのが、防火管理者のなり手がいないことです。役員が兼任することもあります。

標準管理規約
(役員)
第35条 管理組合に次の役員を置く。
一 理事長
二 副理事長 ○名※
三 会計担当理事 ○名※
四 理事(理事長、副理事長、会計担当理事を含む。以下同じ。) ○名※
五 監事 ○名※

※管理規約の「○名」を変更することにより人数を変更できます。

管理者

管理規約で理事長を管理者と定めることが一般的ですが、管理組合役員のなり手が不足しているマンションなどにおいては、マンション管理士などの専門家を管理者とすることも可能です。

管理組合役員の選任方法

分譲マンションの理事の選任方法は主に「立候補制」と「輪番制」の2つです。昨今、理事のなり手不足が顕著になっており、立候補者もあまりいないため、一般的なマンションでは、輪番制の方が多く採用されています。

  • 輪番制
  • 立候補制

マンション役員の選任方法

管理組合役員の任期

役員の任期は、1~2年で設定し継続性を重視するために、半数改選とするのもよいでしょう。この場合には、役員の任期は2年となります。

管理組合における理事会開催状況

平成25年度マンション総合調査によると、マンションで理事会の開催数は「月に1回程度開催している」が48.5%と最も多く、つぎに「2ケ月に1回程度開催している」が20.7%となっています。
理事会の開催状況

理事会の役割は「建物の管理」「会計の確認」「コミュニティ形成」等の多岐にわたり、理事会の果たすべき役割は非常に大きいものです。居住者の中には、管理規約や使用細則があっても守らない人もいます。ルール違反者に対しては、共同生活の秩序を維持ために理事会で速やかに対応することが非常に大切です。

しかしながら、マンションによって、理事会の開催数はかなりの差があります。多く開催すれば良いということはありませんが、管理会社に業務を依頼しているマンションでも最低3ヶ月に1回程度は、定期的に開催することを望ましいでしょう。

役員交代時の引継ぎの必要性

理事会では、日常的なトラブルや長期的な議論が必要な問題などに対応しなければならないため、任期中に完了できない問題も出てきます。このような問題を継続して検討するためには理事会の引継ぎを確実に行うことが重要です。引継を確実に行うために、「引継書」を作成しておくことが大切です。

理事のなり手がいない場合

これまでマンションの理事は、マンションに居住している区分所有者から選ぶのが一般的でしたが、居住者の高齢化や賃貸化などによる理事のなり手不足を背景として、マンション管理士等の専門家が役員として就任するケースが増えてきました。

専門家に理事を依頼する

第三者管理方式では、これまでの区分所有者による理事会運営方式とは異なり、外部の専門家であるマンション管理士等の第三者に有償で管理者(理事長)を委託します。理事のなり手不足などを背景に、その対策の切り札として期待されている方式です。

まとめ

分譲マンション管理組合の理事会では、定期的な理事会の開催や、消防訓練や懇親会などの各種イベントの主催などをおこないます。理事会の活動は平日の夜間や土日などにおこなわれることが多いため、理事会の活動は役員にとって負担になることは間違いありません。

日常業務を管理会社に委託している場合には、理事会のスケジュール調整やイベントの資料作りなど管理会社が準備を手助けしてくれるため、ある程度、理事会の負担は軽減されます。理事会運営がそのマンションの管理の良し悪しをもっとも左右します。分譲マンションの資産を守るもっとも重要な役割を担うのが理事会といえるでしょう。

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